Política de Tratamiento de Datos

1Quién es el responsable#

En corto: Esta política explica quién responde por tus datos y cómo contactarlo.

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen. Aplica a los datos personales que se tratan a través de Yasta.

El responsable del tratamiento de los datos de las cuentas de Yasta es:

• Nombre o razón social: Juan Felipe Benavides Hoyos
• Identificación: C.C. 1.061.694.607
• Domicilio: Popayán, Cauca, Colombia
• Correo de contacto para asuntos de datos personales: [email protected]

2Quién responde por cuáles datos#

En corto: Yasta responde por los datos de las cuentas; cada negocio responde por los de sus clientes, y Yasta los trata por encargo suyo.

En Yasta intervienen dos roles, según de quién sean los datos:

• Datos de las cuentas (dueños y empleados): Yasta es el responsable del tratamiento.
• Datos de los clientes finales de un negocio (nombre, teléfono, citas y conversaciones de WhatsApp): el negocio es el responsable del tratamiento, porque decide para qué usa esa información, y Yasta actúa como encargado, es decir, los trata por cuenta del negocio y siguiendo sus instrucciones para prestarle el servicio.

Cada negocio es responsable de contar con la autorización de sus clientes, incluidos aquellos que agrega a mano. Si eres cliente de un negocio y quieres ejercer tus derechos, puedes dirigirte al negocio o a Yasta, que le dará trámite a tu solicitud (ver la cláusula sobre cómo ejercer tus derechos).

3Qué datos guardamos#

En corto: Guardamos los datos de tu cuenta, los de tu negocio y, de los clientes, su nombre, su teléfono, sus citas y, si el negocio usa el asistente conversacional, sus mensajes.

Datos de las cuentas de dueños y empleados:

• nombre y apellido;
• correo electrónico y la fecha en que se confirmó;
• contraseña, que se guarda cifrada (Yasta no puede leerla);
• identificador de la cuenta de Google, si entras con Google;
• la versión de los Términos y de esta Política que aceptaste y la fecha en que lo hiciste;
• la cookie de sesión que mantiene tu sesión iniciada (es necesaria para que Yasta funcione y no se usa para publicidad ni para seguirte en otros sitios).

Datos de los negocios:

• nombre y categorías del negocio;
• sedes, con su dirección y ubicación en el mapa;
• horarios de las sedes y del equipo;
• servicios, con su duración y precio;
• equipo de trabajo (los empleados vinculados a cada sede);
• los datos de conexión del WhatsApp del negocio (identificador del número, de la cuenta de WhatsApp Business y credencial de acceso), necesarios para enviar y recibir mensajes en su nombre.

Datos de los clientes finales de un negocio:

• nombre y número de teléfono;
• historial de citas (fecha, hora, servicio, profesional, estado y asistencia);
• el estado de la conversación de WhatsApp en curso (por ejemplo, el paso en que va al agendar) y la constancia de que se le entregó el aviso de privacidad;
• en los negocios que usan el modo conversacional: el texto de los mensajes que el cliente envía y las respuestas del asistente, la transcripción de las notas de voz y datos de uso (como la duración del audio y la cantidad de texto procesado). El audio de las notas de voz no se guarda.

No pedimos datos sensibles (como salud, origen étnico o datos biométricos). Si un cliente los escribe o los dice en un mensaje o en una nota de voz, hará parte del contenido de la conversación y recibirá el tratamiento descrito en esta política. Responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo.

4Para qué usamos los datos#

En corto: Usamos los datos solo para que Yasta funcione: gestionar cuentas y citas, atender y recordar a los clientes, y mantener el servicio seguro.

Los datos se tratan para las siguientes finalidades:

• crear y administrar las cuentas, verificar el correo y autenticar a quien entra;
• prestar el servicio a los negocios: agenda, sedes, servicios, horarios, equipo y métricas;
• atender a los clientes por WhatsApp: agendar, consultar, reprogramar y cancelar citas, y enviarles recordatorios de sus citas;
• en el modo conversacional, interpretar los mensajes escritos y las notas de voz del cliente para gestionar su cita;
• enviar a las cuentas comunicaciones del servicio (por ejemplo, la verificación del correo);
• dejar constancia de la aceptación de los Términos y de esta Política;
• medir el uso de la plataforma y mantenerla segura y funcionando;
• cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de las autoridades.

Yasta no vende los datos personales ni los usa para publicidad.

5Terceros y transferencias fuera de Colombia#

En corto: Para funcionar, Yasta se apoya en otras empresas (WhatsApp, Google, mapas, correo, alojamiento y, en el modo conversacional, inteligencia artificial). Algunas están fuera de Colombia.

Para prestar el servicio, Yasta comparte datos con proveedores que actúan como encargados o prestadores de servicios. Varios de ellos procesan datos en servidores ubicados fuera de Colombia (por ejemplo, en Estados Unidos o en Europa), lo que constituye una transferencia o transmisión internacional de datos personales. Estos son los terceros que hoy intervienen:

• Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business, Cloud API): transporta los mensajes entre los clientes, el negocio y Yasta. Recibe el número de teléfono y el contenido de los mensajes, y los trata según sus propias políticas.
• Google: permite entrar a Yasta con una cuenta de Google. Yasta recibe de Google el correo, el nombre y un identificador de la cuenta.
• Geoapify: servicio de mapas y direcciones. Cuando un negocio ubica una sede en el mapa, recibe las coordenadas del punto para devolver la dirección correspondiente.
• OpenStreetMap: proveedor de las imágenes de los mapas. Al mostrar un mapa, tu navegador se conecta a sus servidores y estos reciben tu dirección IP.
• Anthropic (modelo de lenguaje Claude): solo en el modo conversacional. Recibe el texto de la conversación y la información de agenda necesaria para atender (como el nombre del negocio, las sedes, los servicios, los horarios disponibles, el nombre del cliente y sus citas) para entender el mensaje y proponer una respuesta.
• OpenAI (transcripción de voz, modelo Whisper): solo en el modo conversacional. Recibe el audio de las notas de voz del cliente para convertirlo en texto. Yasta no guarda el audio.
• Resend: envía los correos del servicio (como la verificación del correo). Recibe el correo del destinatario y el contenido del mensaje.
• DigitalOcean: almacena la información de Yasta.

Yasta exige a sus proveedores condiciones de confidencialidad y seguridad acordes con esta política. Además de estos terceros, solo entregaremos datos a una autoridad que los requiera conforme a la ley.

6Cuánto tiempo los conservamos#

En corto: El audio no se guarda y el texto de las conversaciones se borra a los 90 días. Los demás datos se conservan mientras exista la cuenta o el negocio los necesite.

• Notas de voz: el audio no se guarda en Yasta; solo se conserva su transcripción como parte de la conversación.
• Texto de las conversaciones del modo conversacional (mensajes del cliente, respuestas del asistente y transcripciones): se borra a los 90 días de haberse generado. Se conservan únicamente los datos de uso, sin contenido (fecha, tipo de mensaje, duración del audio y cantidad de texto procesado), para medir el servicio.
• Datos de las cuentas, de los negocios, de los clientes y sus citas: se conservan mientras la cuenta o el negocio estén activos y por el tiempo adicional que exija la ley o que sea necesario para atender reclamos.
• Constancia de aceptación de los Términos y de la Política: se conserva mientras exista la cuenta.
• Cuando se suprime una cuenta o un dato a solicitud del titular, se elimina o se anonimiza, salvo que la ley exija conservarlo.

7Tus derechos como titular#

En corto: Puedes saber qué datos tenemos de ti, corregirlos y, en los casos que la ley prevé, pedir su supresión o retirar tu autorización.

Como titular de datos personales tienes derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar tus datos personales;
• solicitar prueba de la autorización que otorgaste;
• ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley;
• revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, o cuando ya no sean necesarios para las finalidades descritas, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos;
• acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

La revocatoria de la autorización o la supresión de los datos puede impedir que sigas usando Yasta, o que un negocio te siga atendiendo por WhatsApp.

8Cómo ejercer tus derechos#

En corto: Escríbenos al correo de contacto: respondemos las consultas en 10 días hábiles y los reclamos en 15.

Para ejercer tus derechos, escribe a [email protected] indicando tu nombre, un medio de contacto, qué quieres hacer (consultar, corregir, suprimir o revocar) y, si eres cliente de un negocio, el nombre del negocio y el número de teléfono con el que te atendieron. Podemos pedirte información adicional para verificar tu identidad.

Los plazos que fija la ley son:

• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción. Si no es posible hacerlo en ese plazo, te informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): se responden en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si no es posible resolverlo en el plazo, te informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Solo podrás acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado este trámite con nosotros.

9Seguridad#

En corto: Protegemos los datos con medidas técnicas razonables, aunque ningún sistema es infalible.

Yasta aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, uso o alteración. Entre ellas: las contraseñas se guardan cifradas, la sesión se mantiene en una cookie que el navegador no deja leer a otros programas, y el acceso a los datos de cada negocio está separado del de los demás.

Ningún sistema es completamente seguro. Si detectamos un incidente que afecte tus datos personales, actuaremos conforme a la ley, incluido informarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda. Cuida tu contraseña y no la compartas.

10Menores de edad#

En corto: Yasta no está pensada para menores de edad.

Las cuentas de Yasta son para personas mayores de edad, y Yasta no recopila a propósito datos de niños, niñas o adolescentes. Si un negocio atiende a un menor de edad y registra sus datos, es responsable de contar con la autorización de sus padres o representantes legales y de velar por el interés superior del menor. Si crees que se registraron datos de un menor sin la autorización correspondiente, escríbenos al correo de contacto para suprimirlos.

11Vigencia y cambios#

En corto: Esta política rige desde la fecha indicada arriba; si cambia, te pediremos aceptar la versión nueva.

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio de este documento y mientras Yasta trate datos personales. Yasta puede modificarla; cuando publique una versión nueva, la plataforma te pedirá revisarla y aceptarla para seguir usando tu cuenta, y a los clientes de WhatsApp se les entregará de nuevo el aviso de privacidad.

La versión vigente es siempre la que se muestra en esta página.